GTD – zarządzanie czasem

Zmorą współcześnie żyjących ludzi jest brak czasu. Brakuje go dorosłym i dzieciom, dyrektorom i pracownikom, doradcom i rolnikom – brakuje go wszystkim.

Wśród niezliczonej liczby definicji czasu oryginalną wydaje się ta przedstawiona przez pitagorejczyka Parona. Wg niego „czas jest czymś nieuporządkowanym, gdyż powoduje on utratę pamięci, zapominanie. W tym sensie czas jest bardziej przyczyną ginięcia, niż powstawania”. Prawdę mówiąc opinia o deficycie czasu jest na tyle obiegowa, co nieprawdziwa. Pozornie im więcej pracujesz, tym więcej czasu masz do własnej dyspozycji. To nie brak czasu, a złe nim zarządzanie jest przyczyną naszych frustracji.

GTD (Getting things done, w polskim tłumaczeniu – „doprowadzanie roboty do końca”) to koncepcja zarządzania czasem opracowana przez Davida Allena – guru od spraw związanych z efektywnością zarządzania. Została ona zaprezentowana w książce pt. „Getting Things Done. The Art of Stress-Free Productivity” (polskie wydanie – „Sztuka efektywności. Skuteczna realizacja zadań”), wydanej w 2001 r. Książka od razu pojawiła się na liście bestsellerów i do dziś cieszy się niesłabnącym zainteresowaniem.

Warto podkreślić, że koncepcja jest skierowana nie tylko do przedsiębiorców i menedżerów, ale właściwie do wszystkich, doradców również. Sprawdza się zarówno w pracy, szkole, jak i domu. Każdy przecież w jakiś sposób musi zarządzać swoim czasem, czy to w pracy, czy w domu. Sztuka ta nie jest jednak tak prosta, jak mogłoby się wydawać.

D. Allen odwołuje się do 2 aspektów zarządzania czasem, na które należy zwrócić szczególną uwagę, tj. kontrola i perspektywa. Należy utrzymywać kontrolę nad wszystkimi bieżącymi sprawami i projektami, ale nie można też zapominać o podejściu perspektywicznym, czyli planach np. kilkuletnich.

Kolekcjonowanie
Podstawowym celem i istotą całej koncepcji jest próba uwolnienia się od natłoku spraw, obowiązków i myśli. Twórca koncepcji radzi, by pozbawić się konieczności zapamiętywania tego, co należy zrobić i na bieżąco uwalniać swoje myśli i koncepcje poprzez spisywanie ich, najlepiej w jednym miejscu (koszyku). Plany te należy odpowiednio zbierać i gromadzić. Cały proces można by przyrównać do pamięci i zapisywania danych w komputerze. Cenne informacje zapisuje się w odpowiednio pogrupowanych i nazwanych plikach i folderach. Te z kolei przegląda się, czasem zmienia, aktualizuje, a gdy przestają być użyteczne – usuwa.

Analiza
Kolejnym etapem procesu jest analiza zebranych danych. Polega to przede wszystkim na określeniu, czy dane zadanie będziemy wykonywać sami czy oddelegujemy inną osobę do jego wykonania. Ponadto kluczowe jest też określenie istotności i pilności danego zadania. Należy więc określić, czy rozpatrujemy sprawę pilną, czy też odległą w czasie, niewymagającą natychmiastowego działania. Generalnie zasadniczą rolę odgrywa tu zasada „dwóch minut”. Zakłada ona, że jeżeli wykonanie jakiegoś zadania nie zajmie nam więcej niż 2 minuty, to należy je od razu wykonać. Zwraca się też uwagę na to, że nie powinniśmy raz rozpatrywanej sprawy „wrzucać” z powrotem do naszego koszyka (przynajmniej w to samo miejsce), a także powinniśmy zajmować się w danej chwili jedną sprawą, co zapewnia większą efektywność i wydajność.

Porządkowanie
Po analizie przychodzi czas na porządkowanie. Dzielimy więc zaplanowane zadania na 2 kategorie: oczekujące i takie, których realizacja jest niepewna – „być może, w przyszłości”. Powinniśmy również wyodrębnić poszczególne kroki w wykonywaniu bardziej złożonego zadania czy projektu. Należy wskazać czynności, które następują kolejno po sobie. Zadania powinny być również zorganizowane według kontekstu ich wykonania, np. w biurze, w domu, na mieście, przy komputerze, telefony do wykonania, spotkania.

Przegląd
Zaleca dokonanie przeglądu koszyka przynajmniej raz w tygodniu. Należy więc zapoznać się z kolejnymi zadaniami, czasem na ich wykonanie oraz dokonać podsumowania tego, co już zostało zrobione. Oczywiście im częściej dokonujemy takiego przeglądu, tym lepiej. Etap ten daje nam bowiem całościowy obraz. Czas nie zawsze pozwala na dłuższe skupienie się na tym etapie, ale w miarę możliwości należy to robić jak najczęściej. Niektórzy starają się zaczynać dzień od przeglądu, by móc odpowiednio zaplanować sobie czas na cały dzień.

Realizacja
Realizacja obejmuje 3 rodzaje aktywności:
1. wykonanie zaplanowanego zadania;
2. wykonanie niezaplanowanego, niespodziewanego zadania;
3. planowanie zadania.

Istota polega przede wszystkim na tym, by zachować równowagę między tym, co zostało zaplanowane, a tym, co niezaplanowane. Z kolei wybór zaplanowanych zadań do wykonania opiera się na 4 kryteriach. Oprócz czasu uwzględnia się kontekst (np. telefon skłania do wykonania wszystkich telefonów z listy), dostępną energię i priorytety.

Zaleta metody
Największą zaletą metody jest jej znaczna elastyczność. David Allen proponuje pewne metody i rozwiązania, ale tak naprawdę, to w jaki sposób i w jakim stopniu je wdrożymy, zależy w znacznej mierze od nas samych. Poszczególne etapy należy dostosować do własnej osobowości, predyspozycji i potrzeb. Koncepcja ma służyć nam samym, a nie ma na celu dostosowywać naszej pracy do innych.

W 2003 roku ukazała się kolejna książka D. Allena – „Ready for Anything: 52 Productivity Principles for Work and Life”. Twórca znanej koncepcji po raz kolejny przedstawia zbiór cennych rad związanych z efektywnością i zarządzaniem czasem. Także i tym razem kieruje swe słowa nie tylko do ludzi biznesu. Podstawowe założenie można ująć w stwierdzeniu: „not to be the best but do your best”, co wyraża się w prostym założeniu, że nie należy gonić za ideałem, ale wykonywać każde zadanie na miarę naszych możliwości. Zakłada się jednak, że należy podejmować za każdym razem maksymalny wysiłek, by wykonać zadanie najlepiej jak się potrafi. Wprowadzanie takiej koncepcji do naszego życia zwiększa nie tylko naszą efektywność, ale i poprawia ogólne samopoczucie.

Kolejnym hasłem, które Allen rozwija na łamach swojej książki to „Mind like water”, czyli „umysł jak woda”. To porównanie oznacza stan całkowitego skupienia się na tym, co się w danej chwili robi. Aby osiągnąć taki stan należy wykonać 2 czynności:

1. oczyścić zabałaganione miejsca, które rozpraszają naszą uwagę;
2. zrozumieć sens działania.

Propozycje Davida Allena spotykają się z wielkim uznaniem i szacunkiem na całym świecie. Przedsiębiorcy, szefowie firm, ale również pracownicy niższych szczebli i zwykli śmiertelnicy uznali GTD za metodę, która „zmienia życie”.

Zamiast narzekać na brak czasu, o wiele prościej będzie zastosować sugerowane przez Davida Allena rozwiązania w pracy i codziennym życiu. Wybór należy do Ciebie.

Opracowano na podstawie recencji książki  „Sztuka efektywności. Skuteczna realizacja zadań” autorstwa Davida Allena.

Ryszard Grabczyński
KPODR Minikowo,
Oddział w Zarzeczewie,
PZDR w Lipnie